Quels documents peut-on demander à un candidat lors d’un recrutement ? Le guide complet
Quels documents un employeur peut-il légitimement demander lors d’un entretien ou d’une candidature ? Puis je demander une fiche de paie à un candidat ? Puis je demander un casier judiciaire à un candidat ? Nos réponses dans ce dossier.
Le processus de recrutement est un moment crucial pour les entreprises et les candidats. Pour les recruteurs, il s’agit de trouver le candidat idéal, tandis que pour les futurs salariés, c’est l’opportunité de décrocher l’emploi de leurs rêves. Dans ce contexte, la collecte d’informations sur les candidats joue un rôle essentiel.
Ces questions soulèvent des enjeux importants en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée. En effet, les documents fournis par un candidat contiennent souvent des informations sensibles, qui doivent être traitées avec précaution. Du CV à la lettre de motivation, en passant par les diplômes et certificats, chaque demande doit avoir une finalité précise. Les recruteurs doivent donc naviguer habilement entre la nécessité d’évaluer les compétences et l’expérience professionnelle des candidats, et l’obligation de respecter le cadre légal en vigueur. Ce guide vous aidera à comprendre quels documents peuvent être demandés à un candidat, à quel moment du processus de recrutement, et quelles sont les pratiques à éviter pour rester en conformité avec la loi.
Focus sur les principes légaux en matière de demande de documents à un candidat
Mener un recrutement professionnel en matière de demande de documents à un candidat nécessite une compréhension du cadre légal applicable. C’est ce que nous allons détailler ci-dessous.
Dossier de candidature et données à caractère personnel
Mener un recrutement, c’est nécessairement collecter un certain nombre d’informations et de documents sur un salarié potentiel. Le but étant de s’assurer de sa capacité à occuper le poste proposé et éviter « les erreurs de casting ». Il est ainsi courant qu’un dossier de candidature contienne un CV ainsi qu’une lettre de motivation. D’autres pièces sont également envisageables :
- un portfolio ;
- un justificatif d’identité ;
- des lettres de recommandation ;
- des réponses écrites à des tests ou questionnaires divers ;
- des notes prises en cours d’entretien de recrutement ou à sa suite.
Ces pièces sont par la suite organisées, exploitées et communiquées à divers services de l’entreprise. Elles sont parfois supprimées ou conservées.
Les documents demandés à un candidat relèvent du RGPD
Juridiquement parlant, ces différentes opérations constituent des opérations de traitement de données à caractère personnel au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD).
Définition :
Au sens du RGPD, une « donnée à caractère personnel » est une information se rapportant à une personne physique qui peut être identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.
Par « traitement », on entend toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel.
À titre d’exemple, le CV qui est à la base de tout processus de recrutement, est porteur de multiples informations personnelles sur un salarié. C’est d’ailleurs son objet. On y trouvera selon les cas des informations sur :
- l’identité du salarié ;
- son adresse ;
- son parcours de formation ;
- son parcours professionnel ;
- etc.
Les conséquences juridiques pour le recruteur
La qualification juridique que nous venons de définir entraîne l’application de plusieurs normes :
- le RGPD que nous avons déjà cité ;
la loi informatique et liberté ;
le code du travail.
Il en découle l’application d’un certain nombre de principes et de règles obligatoires. On peut citer :
- le principe de traitement licite loyal et transparent des données ;
- le principe de conservation limitée dans le temps ;
- le principe de minimisation des données ;
- l’obligation de finalités légitimes au traitement ;
- l’interdiction des discriminations (état de santé, religion, appartenance syndicale, etc.).
La finalité des données collectées
Ce principe est défini par l’article 5 du RGPD. La finalité de la collecte de données personnelles doit respecter trois principes.
- L’objectif de la collecte d’informations doit être précisément défini a priori. Par exemple, communiquer la finalité d’un test de recrutement à des candidats après la passation n’est pas admissible. Il en est de même si la communication de l’objet de la collecte est vague ou imprécise. Ainsi, un test réalisé dans l’intérêt légitime de l’employeur est une formulation imprécise et vague. Il vaudra mieux indiquer ce qui est recherché et évalué dans les tests proposés aux candidats.
- Explicite, c’est-à-dire exprimée en termes clairs et simples.
- Légitime, c’est-à-dire respectant l’ensemble de la législation applicable, notamment au plan national. La législation relative à l’interdiction des discriminations est notamment très prégnante à ce titre.
Zoom sur le principe de minimisation des données
Ce principe est fondamental. Tout recruteur soucieux de professionnalisme doit le garder en tête dans son action. En application de cette règle, seules des données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à l’objectif poursuivi par l’entreprise peuvent être collectées.
Bon à savoir :
L’article L. 1221-6 du code du travail pose ainsi que la collecte, par un recruteur, de données doit servir à apprécier la capacité d’un postulant à occuper un emploi ou à mesurer ses aptitudes professionnelles.
De ce fait, dans le cadre d’un processus de sélection de candidatures, toute collecte d’informations sans lien direct et nécessaire avec le poste proposé ou avec l’évaluation des aptitudes du futur salarié est interdite.
Toutefois, lorsque la phase de sélection est passée et qu’on envisage l’intégration du salarié dans les effectifs de l’entreprise, les finalités changent. Les informations collectées peuvent donc être plus larges.
Les documents qu’il est possible de demander aux candidats
Après cette partie nécessaire à la compréhension, venons-en à la pratique. Schématiquement, et en application des principes que nous avons expliqués ci-dessus, les données rassemblées par un recruteur doivent se rattacher aux points suivants :
- l’identification du futur salarié ;
- son expérience professionnelle ;
- sa formation initiale ou continue ;
- l’évaluation de ses compétences et aptitudes pour le poste ;
- le tout en évitant toute forme de discrimination ;
- et en l’informant avant la collecte.
Toutefois, comme nous l’avons évoqué brièvement, les limites aux demandes de documents des employeurs varient en fonction de la phase du recrutement pendant lesquelles elles sont réalisées.
Pendant la phase de sélection
Pendant cette phase, l’employeur cherche à évaluer les compétences et qualités de son futur salarié. Elle n’est donc pas en train de l’intégrer concrètement à ses effectifs. À ce stade du recrutement seules les collectes de documents et d’informations étant en rapport avec le besoin d’évaluation du postulant peuvent être retenues.
CV et lettres de motivation
Ces documents constituent la base de tout processus de recrutement. Ils permettent au recruteur d’avoir un premier aperçu du profil et des motivations du futur salarié. Ces documents sont bien évidemment en rapport avec l’objectif d’évaluation du salarié potentiel et ne posent généralement pas de difficulté.
Il arrive toutefois qu’un candidat, de sa propre initiative, mentionne dans son CV des informations personnelles sensibles telles qu’un engagement religieux associatif ou syndical. Dans cette situation, le candidat est considéré comme ayant consenti à la conservation et à la consultation de ces données pendant le processus de recrutement.
Attention :
Le fait qu’un postulant ait volontairement livré des informations personnelles sensibles le concernant n’autorise pas l’employeur à utiliser ces données au-delà du processus de recrutement en cours. Il n’a par exemple pas le droit de communiquer ces données à des partenaires ou autres entreprises qui ne font pas partie du recrutement en cours.
Diplômes et certificats
Pour certains postes, il est légitime de demander une copie des diplômes ou certificats professionnels mentionnés dans le CV. Cela permet de vérifier les qualifications du candidat.
Cependant, cette demande doit être justifiée par les exigences du poste. Par exemple, un diplôme spécifique peut être requis pour exercer certaines professions réglementées. La demande d’un certificat ou d’un diplôme qui n’a pas de rapport avec l’emploi proposé est interdite.
La phase de l’entretien d’embauche
Pendant l’entretien de recrutement, le recruteur pose des questions au candidat et prend des notes. Ces notes sont des données personnelles au sens du RGPD. Elles doivent donc respecter l’ensemble des principes et obligations que nous avons décrits.
Toutes les questions doivent être liées au contexte de l’emploi proposé et n’avoir pour seul but que de vérifier les compétences et aptitudes du candidat. En particulier, toute question relative aux opinions politiques, syndicales ou religieuses du candidat doit être exclue.
Pendant la phase de conclusion du contrat de travail
À ce stade, nous entrons dans la phase finale du recrutement. La finalité de l’employeur est de répondre à certaines obligations légales, afin de pouvoir formaliser un contrat avec le salarié sélectionné. Les documents qu’il est possible de demander sont liés à ce but.
Pièces d’identité
Une fois le candidat sélectionné, le recruteur peut lui demander une pièce d’identité pour vérifier son identité. Pour les salariés ressortissants étrangers, un titre de séjour valide autorisant à travailler peut être exigé.
Numéro de sécurité sociale
Le numéro de sécurité sociale est nécessaire pour effectuer les formalités et déclarations sociales obligatoires telles que les DPAE. Il peut donc être demandé au futur salarié avant son embauche.
Bon à savoir :
Si demander le numéro de sécurité sociale d’un candidat retenu est possible, au stade de la sélection une telle demande doit être exclue. En effet, à ce stade, on considère qu’elle est sans rapport avec l’objectif d’évaluation de l’employeur.
Les demandes de document potentiellement à risques : Peut-on demander un bulletin de salaire ou un casier judiciaire à un candidat ?
Nous abordons maintenant les demandes d’information plus sensibles. Puis je demander une fiche de paie ou un casier judiciaire à un candidat ? Ces deux situations particulières sont fréquemment à l’origine de doutes de la part des recruteurs.
Puis je demander une fiche de paie à un candidat ?
Puis je demander une fiche de paie à un candidat ? La demande de bulletins de paie du salarié est une pratique courante en matière de recrutement. Les employeurs, sont fréquemment tentés de demander au candidat ce document pour plusieurs raisons :
- pouvoir justifier de ses prétentions salariales ;
- vérifier la réalité de son parcours ;
- d’autres moins avouables telles que vérifier son assiduité au travail.
Toutefois, cette pratique pose question. En effet, ces documents contiennent nombre d’informations personnelles qui vont au-delà des seules compétences professionnelles. On rappellera que le but d’une sélection est uniquement l’évaluation des compétences et aptitudes d’un futur salarié pour un emploi donné. L’employeur doit donc être prudent et suivre les principes que nous avons détaillés. Nous déconseillons donc de demander à un candidat de transmettre ses bulletins de paie.
Un certificat de travail, délivré par un précédent employeur, et qui confirme l’existence de la relation de travail, sa durée, la nature du contrat et la nature du poste occupé, suffit en principe à attester de l’expérience du salarié.
Bon à savoir :
Puis je demander une fiche de paie à un candidat ? Il se peut qu’un candidat de sa propre initiative choisisse de communiquer ces documents à un employeur. Dans ce cas, il conviendra de lui demander de masquer certaines informations personnelles et non-pertinentes.
Puis je demander un casier judiciaire à un candidat ?
D’abord quelques rappels :
- le casier judiciaire d’une personne est composé de trois bulletins (B1, B2 et B3) ;
- dans la plupart des cas, seul l’extrait B3 retraçant uniquement les condamnations pour les crimes et délits les plus graves peut être demandé par un employeur ;
- les extraits B2 plus complets peuvent uniquement être demandés dans le cas de l’accès à certaines fonctions dites sensibles (administrations publiques éducatives, travail avec des mineurs, etc.) ;
- les extraits B1 retraçant la totalité de l’historique judiciaire d’une personne ne peuvent être demandés que par les autorités judiciaires ou pénitentiaires.
Puis je demander un casier judiciaire à un candidat ? Dans le cas de l’extrait de casier judiciaire B3, et hors fonctions sensibles, la demande est possible, mais doit obéir aux principes de finalité adéquate et de minimisation des données. Il ne nous paraît pas prudent de généraliser la demande d’extraits de casier judiciaire à tous les candidats sans s’assurer qu’existe un lien direct et nécessaire avec l’évaluation des aptitudes professionnelles pour le poste.
De plus, l’article 46 de la loi informatique et liberté interdit aux employeurs (hors cas très spécifiques) de traiter des données en lien avec des infractions ou d’en constituer un fichier papier ou informatique. De ce fait, si l’entreprise a demandé un extrait B3 à ses candidats, on lui recommandera de ne procéder qu’à un examen visuel du document papier sans le conserver ou en faire de copie. Seul pourra être annoté le résultat de la vérification sur un fichier dédié.
À retenir
- Quels documents demander à un candidat lors d’un recrutement ? Les documents demandés lors d’un recrutement sont soumis au RGPD et doivent respecter les principes de finalité légitime, de minimisation des données et de non-discrimination.
- Pendant la phase de sélection, seuls les documents en lien direct avec l’évaluation des compétences et aptitudes professionnelles du candidat peuvent être demandés (CV, lettre de motivation, diplômes pertinents).
- Lors de la conclusion du contrat, des documents supplémentaires comme la pièce d’identité et le numéro de sécurité sociale peuvent être demandés pour répondre aux obligations légales.
- Puis je demander une fiche de paie à un candidat ? La demande de bulletins de salaire est déconseillée, car elle contient des informations personnelles allant au-delà des compétences professionnelles.
- Puis je demander un casier judiciaire à un candidat ? La demande d’extrait de casier judiciaire (B3) doit être justifiée par un lien direct avec le poste et ne doit pas être systématique.
Vous souhaitez optimiser vos processus de recrutement dans le respect du cadre légal ? Chez Noviac, nous vous assurons des processus de recrutement efficaces et conformes aux meilleures pratiques du secteur. Notre cabinet pour vous accompagner. N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier de conseils personnalisés.
SOURCES :
- Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données): articles 4 et 5.
- Code du travail : Articles L. 1221-6 à L.1221-9, article L. 1132-1.
- Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés : articles 1, article 6 et article 46.
- Code de procédure pénale : articles 768 et suivant.
- CNIL : Guide du recrutement les fondamentaux en matière de protection des données personnelles – janvier 2023.